Stressé? Fermez votre email !
© 2014 CBS Interactive Inc. Tous droits réservés.
Amanda Schupak est la rédactrice de science et technologie à CBSNews.com
Si vous êtes un esclave de votre boîte de courrier électronique, il est temps de vous en libérer en désactivant les emails et en respirant un peu plus facilement.
Selon le McKinsey Global Institute, les occupants des boxes au bureau se plaignent des courriels pour une bonne raison. Ils passent 28 pour cent de leur semaine de travail à y répondre.
Une nouvelle étude d’un chercheur de l’Université de la Colombie-Britannique à Vancouver a constaté que vérifier son courrier moins fréquemment peut réduire le niveau de stress.
Dans son étude, publiée dans la revue the journal of Computers in Human Behavior [les ordinateurs et le comportement humain], Kostadin Kushlev candidat au doctorat de philosophie en psychologie [PHD], a enjoint 124 étudiants diplômés – des étudiants de premier cycle, des médecins, des professeurs, des analystes et d’autres professionnels – de vérifier leurs messageries aussi souvent qu’ils le voulaient pendant une semaine, puis de passer une autre semaine en se limitant à trois séances d’email par jour et en éteignant toutes les alertes de messagerie. Les résultats ont montré que pendant la semaine de temps de messagerie contrôlée, les participants étaient beaucoup moins stressés, étaient moins souvent de mauvaise humeur et se sentaient généralement plus positifs.
Bien que l’on trouve difficile de restreindre l’utilisation du courrier électronique, Kushlev a affirmé dans une interview à CBS News que cela en valait la peine. “Si vous y résistez, vous en tirerez certains avantages.”
Ces avantages, suggère Kushlev, sont le résultat de la diminution des multitâches, la division d’attention.
De nombreuses études ont démontré que faire plusieurs choses à la fois altérait le travail de la mémoire et surchargeait le cerveau. Cela a même été lié à l’augmentation de l’anxiété et de la dépression. Passer du projet sur lequel vous travaillez, à votre boîte de messagerie puis y retourner demande de l’attention et de l’intelligence.
La distraction est préjudiciable à l’éducation et à la performance, elle vous rend plus pressé et stressé.
« Lorsque vous vérifiez vos emails alors que vous êtes en train de faire autre chose vous augmentez votre stress, en imposant une forte charge cognitive à votre système» – a déclaré Art Markman, Ph.D., professeur de psychologie à l’Université du Texas à Austin et auteur de « Smart Change: Five Tools to Create New and Sust ainable Habits in Yourself and Others.” [ Changement intelligent: Cinq outils pour créer de nouvelles habitudes durables en vous-même et chez les autres]. « Vous essayez de garder la trace de ce que vous faisiez avant, tout en traitant également la nouvelle tâche. Lorsque vous avez terminé avec votre courriel, il vous faut revenir à l’ancienne tâche et déterminer ce que vous faisiez avant de vous interrompre pour vérifier le courrier électronique . En fait, d’autres données suggèrent que lorsque vous êtes distrait d’une tâche, votre place dans la séquence des tâches est une des premières choses que vous oubliez. Ainsi, vous créez un niveau de stress plus élevé sur toute la ligne ».
Markman et Kushlev recommandent de vérifier les courriels et de n’y répondre qu’en temps dédié plusieurs fois par jour, plutôt que de constamment rafraîchir votre boîte de réception et de cliquer une réponse tout de suite. Une définitive version de cette approche a été popularisée par Tim Ferriss, auteur de “The Four-Hour Work Week,” [“La semaine de travail de quatre heures,”] qui prêche l’emploi d’auto-répondeurs afin d’établir des sessions email deux fois par jour, ou même une fois par semaine.
«Je pense que le principal message de cette recherche est d’établir que les gens devraient essayer d’éviter de vérifier leurs emails plus qu’il n’est nécessaire”, a déclaré Kushlev.
Une redéfinition de nécessaire est essentielle à la méthode.
Vous pourriez envier les travailleurs sereins chez Daimler, le constructeur automobile allemand. Les employés en congé programment leur messagerie d’entreprise sur « mode congé. » Quiconque leur envoie alors un email reçoit une réponse automatique expliquant que le salarié n’est pas disponible, et les détails de la réponse proposent un autre membre du personnel. Et hop ! l’email entrant est effacé – afin que les employés n’aient pas en retournant au travail à revenir à des boîtes de réception engorgées de messages numériques. « L’idée derrière cela », a déclaré à Time Magazine un porte-parole de Daimler, « est de laisser les gens profiter d’un congé, de les laisser se reposer et de revenir au travail avec un esprit dispos. »
Limiter les emails au travail semble radical, mais c’est une tendance en Allemagne, où Volkswagen et Deutsche Telekom ont adopté des manœuvres qui limitent les emails liés au travail à certains employés le soir et le week-end. Si ce système peut marcher dans une Allemagne éperdue de précision et de haute productivité, pourrait-il être établi aux États-Unis? Absolument. Non seulement c’est possible, mais c’est nécessaire.
« L’essentiel à retenir est que vous pourriez répondre plus tard à la plupart (et probablement tous) les emails auxquels vous répondez sur le moment. Cela signifie que vous n’avez pas vraiment besoin d’interrompre la tâche que vous faisiez juste pour vérifier le courrier électronique. Cela pouvait attendre», a déclaré Markman à CBS News.
Autres conseils: Ne pas vérifier vos emails le matin, immédiatement après le démarrage de votre ordinateur, cela va vous empêcher de vous lancer sur le travail le plus important de la journée, et d’employer vos heures de performances maximales aux tâches les plus mentalement difficiles.
Il est préférable de faire un triage rapide des email le matin et de se concentrer sur les tâches qui nécessitent vos efforts », selon Markman. Ferriss et d’autres offrent des conseils similaires.
Markman a ajouté que dans le but de réduire la tentation de vérifier immédiatement votre courrier électronique, vous devez « vous engager dans un véritable processus de changement de comportement. Cela signifie la fermeture de votre email quand ce n’est pas l’heure du courriel et de ne l’ouvrir qu’àux intervalles désignés, vous devez vous protéger contre vous-même. »
Kushlev dit qu’en vérité, beaucoup de ses participants n’adhérèrent pas à la règle de trois fois par jour. Ils vérifient leurs emails environ cinq fois par jour. Mais cela ne fait rien.
« Ils ont essayé et ils n’ont pas tout à fait réussi, » at-il admit. « Les trois fois n’ont rien de magique, toutefois, limiter la vérification de vos emails peut avoir des effets bénéfiques sur votre stress. »
Pour sa part, Kuslev lit ses emails plus de trois fois par jour, mais il ne répond qu’en les groupant.
«J’ai tendance à rassembler la vérification de mes emails le matin. Puis j’ai l’œil sur ceux qui arrivent dans la journée. Je ne les lis pas à moins que ce soit quelque chose de très rapide » ajoute-t-il. “Puis le soir, je fais une session email complète qui traite de tout d’une manière plus détaillée.”
© 2014 CBS Interactive Inc. Tous droits réservés.
Amanda Schupak est la science et la rédactrice de science et technologie à CBSNews.com
